Service Archives

8Le CDG 66 vous propose ses compétences en matière de gestion des archives depuis 2007.
Ces missions sont réalisées dans l’ensemble des collectivités publiques du département affiliées au CDG.

Rappels réglementaires

Définition:

Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. (loi n°2008-696 du 15 juillet 2008).

Responsabilités et obligations

  • Le Maire est responsable au civil et au pénal de l’ensemble des archives et doit les conserver pour la gestion des affaires communales, pour la justification des droits des administrés, pour la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.
  • La commune est propriétaire de ses archives et doit assurer les frais de conservation, c’est une dépense obligatoire ( L2321-2 du Code général des collectivités territoriales)
  • A l’occasion des élections municipales et du renouvellement des municipalités qui s’en suit, le Maire est tenu d’établir un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune, auquel est annexé un récolement sommaire ou détaillé, même dans le cas où le Maire sortant est réélu. Dans le dernier cas, il signe à la fois en tant que Maire sortant et en tant que Maire nouvellement élu.

Les éliminations d’archives

  • Selon la loi sur les archives du 15 juillet 2008, il est obligatoire, avant toute élimination d’archives publiques, d’obtenir le double visa de l’autorité compétente et du Conservateur des Archives départementales. Ainsi, après la rédaction d’un bordereau d’élimination et sa validation par le Maire et la Directrice des AD, en tant que titulaire de la délégation préfectorale du contrôle scientifique et technique des archives publique, la destruction physique des documents peut être opérée. Cette opération doit être confidentielle et réalisée par une entreprise spécialisée.

Les missions

Afin d’assurer la gestion de vos archives de manière cohérente et fonctionnel dans le respect de la réglementation, le CDG selon vos besoins :

  • Le traitement du fonds d’archives : résorption de l’arriéré, tri, élimination, classement, inventaire et rédaction de bordereaux de versement,
  • Les conseils en matière de conservation : aménagement de local, prévention des sinistres, surveillance des agents de détérioration, conditionnement des documents
  • Sensibilisation des agents à la gestion de leurs archives

Les interventions sont très variables, dans leurs durées comme dans leurs contenus, afin de s’adapter aux demandes et aux besoins des collectivités publiques en matière d’archivage et peuvent être effectuées sur plusieurs exercices budgétaires.

Les modalités d’intervention

Afin de répondre aux besoins de la collectivité, l’archiviste itinérante du CDG effectue une visite préalable des locaux d’archives donnant lieu à un compte-rendu faisant un état des lieux des archives, de leurs conditions de conservation ainsi qu’une estimation du temps de travail.

Cette visite est gratuite.

Vous pouvez contacter l’archiviste, Armelle THOMAS au 06-76-75-18-37ou par courriel à l’adresse suivante : a.thomas@cdg66.fr

En cas d’accord avec la convention de prestation proposée par le CDG, une délibération de principe de la collectivité doit être prise en conseil municipal, ou communautaire afin de prendre rang dans le calendrier d’intervention de l’archiviste.

Le service archives est rémunéré 200 euros par jour de mise à disposition de l’archiviste.

Fiches pratiques

Réalisées par un groupe de travail initié par l’Association Nationale des Directeurs des Centres de Gestion (ANDCDG), qui a réuni des archivistes itinérants de plusieurs CDG, dont l’archiviste du CDG 66, Armelle THOMAS, sous la conduite de la Directrice Générale du CDG 13 Sakina LARBI, ces outils proposent d’accompagner les élus et les agents publics dans une gestion adaptée de leurs archives, au plus près des réalités qu’ils rencontrent.